MANAJEMEN

Ø  Pengertian manajemen

• Pengertian manajemen ditinjau dari segi seni (art) adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Pengertian ini dikemukakan oleh Mary Parker Follet
•  Pengertian manajemen ditinjau dari segi ilmu pengetahuan adalah bidang pengetahuan yang berusaha secara sistematis memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan. Pengertian ini dikemukakan oleh Luther Gulick
• Pengertian manajemen ditinjau dari segi proses adalah perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan kegiatan anggota serta tujuan penggunaan organisasi yang sudah ditentukan. Pengertian ini dikemukakan oleh James A.F.Stoner.

Berdasarkan beberapa pengertian tersebut, kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Ø  Fungsi-fungsi manajemen

1.     Perencanaan (planning). Fungsi manajemen yang paling utama adalah perencanaan. Dalam urutan kegiatan, perencanaan merupakan kegiatan awal. Fungsi yang lain bekerja setelah diberi arahan oleh bagian perencanaan. Oleh karena itu, perencanaan merupakan proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

2.    Pengorganisasian (organizing). Pengorganisasian adalah proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tanggung jawab dan wewenang sehingga tercipta kesatuan dalam rangka mencapai tujuan.

3.    Pelaksanaan (actuating). Pelaksanaan adalah fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang agar bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pelaksanaan merupakan fungsi manajemen yang paling penting karena berhubungan dengan sumber daya manusia.

4.   Pengawasan (controlling). Pengawasan merupakan tugas untuk mengoreksi kesalahan yang terjadi demi terciptanya tujuan organisasi.

Ø  Unsur-unsur manajemen

Manajemen pada dasarnya adalah merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan dengan melalui kerjasama orang-orang lain dengan menggunakan sumber-sumber yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya. Manajemen pada hakekatnya adalah “achieving goals through others”, pencapaian tujuan dengan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Dan tergantung pada kemampuan menggerakkan orang-orang inilah pada dasarnya sukses atau tidaknya seorang manajer. Karena unsur manusia yang dominan maka prinsip-prinsip manajemen sifatnya tidak membuahkan hasil yang sama. Prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel dalam arti penerapannya perlu mempertimbangkan pula keadaan-keadaan khusus yaitu pertimbangan yang berhubungan dengan unsur manusia sebagai unsur dasar manajemen. Uraian diatas menunjukkan urgensinya perhatian atas unsur manusia dengan berbagai aspek motif, emosi, aspirasi, rasio, dan lain-lainnya sebagai unsur dasar manajemen. Banyak penulis menggunakan istilah sarana (tools) atau alat manajemen untuk menyebutkan unsure manajemen ini.

           

Unsur-unsur manajemen tersebut biasanya dikenal dengan istilah “6 M didalam manajemen” (The Six M’s in Management). Berikut adalah uraian singkat mengenai enam unsur manajemen tersebut :

a.   M e n (manusia, orang-orang, tenaga kerja)

Tenaga kerja ini meliputi baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif. Dalam kegiatan manajemen faktor manusia adalah yang paling menentukan. Titik pusat dari manajemen adalah manusia, sebab manusia membuat tujuan dan dia pulalah yang melakukan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkannya itu. Tanpa tenaga kerja tidak akan ada proses kerja. Hanya saja manajemen itu sendiri tidak akan timbul apabila setiap orang bekerja untuk dirinya sendiri saja tanpa mengadakan kerjasama dengan yang lain. Manajemen timbul karena adanya orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

b.   Money (uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan)

Uang merupakan unsur yang penting untuk mencapai tujuan disamping faktor manusia yang menjadi unsur paling penting (the most important tool) dan faktor-faktor lainnya. Dalam dunia modern yang merupakan faktor yang penting sebagai alat tukar dan alat pengukur nilai suatu usaha. Suatu perusahaan yang besar diukur pula dari jumlah uang berputar pada perusahaan itu. Tetapi yang menggunakan uang tidak hanya perusahaan saja, instansi pemerintah dan yayasan-yayasan juga menggunakannya. Jadi uang diperlukan pada setiap kegiatan manusia untuk mencapai tujuannya. Terlebih dalam pelaksanaan manajemen ilmiah, harus ada perhatian yang sungguh-sungguh terhadap faktor uang karena segala sesuatu diperhitungkan secara rasional yaitu memperhitungkan berapa jumlah tenaga yang harus dibayar, berapa alar-alat yang dibutuhkan yang harus dibeli dan berapa pula hasil yang dapat dicapai dari suatu investasi.

c.    Machines (mesin atau alat-alat yang diperlukan untuk mencapai tujuan).

Dalam setiap organisasi, peranan mesin-mesin sebagai alat pembantu kerja sangat diperlukan. Mesin dapat meringankan dan memudahkan dalam melaksanakan pekerjaan. Hanya yang perlu diingat bahwa penggunaan mesin sangat tergantung pada manusia, bukan manusia yang tergantung atau bahkan diperbudak oleh mesin. Mesin itu sendiri tidak akan ada kalau tidak ada yang menemukannya, sedangkan yang menemukan adalah manusia. Mesin dibuat adalah untuk mempermudah atau membantu tercapainya tujuan hidup manusia.

d.   Methods ( metoda atau cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan).

Cara untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sangat menentukan hasil kerja seseorang. Metode ini diperlukan dalam setiap kegiatan menejemen yaitu dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Dengan cara kerja yang baik akan memperlancar dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Tetapi walaupun metode kerja yang telah dirumuskan atau ditetapkan itu baik, kalau orang yang diserahi tugas pelaksanaannya kurang mengerti atau tidak berpengalaman maka hasilnya juga akan tetap kurang baik. Oleh karena itu hasil penggunaan/penerapan suatu metode akan tergantung pula pada orangnya.

e.   Materials (bahan atau perlengkapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan).

Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak akan dapat mencapai tujuan yang dikehendakinya, sehingga unsur material dalam manajemen tidak dapat diabaikan.

 f.   Market (pasar untuk menjual output/barang yang dihasilkan).

Bagi suatu perusahaan, pemasaran produk yang dihasilkan sudah barang tentu sangat penting bagi kelangsungan proses produksi dari perusahaan itu sendiri. Proses produksi suatu barang akan berhenti apabila barang-barang yang diproduksi itu tidak laku atau tidak diserap oleh konsumen. Dengan perkataan lain pasar sangat penting untuk dikuasai demi kelangsungan proses kegiatan perusahaan atau industri. Oleh karena itu penguasaan pasar untuk mendistribusikan hasil-hasil produksi agar sampai kepada konsumen merupakan hal yang menentukan dalam aktivitas manajemen. Agar pasaran dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera dan daya beli konsumen. Barang yang berkualitas rendah dengan harga yang relatif mahal tidak akan laku dijual. Hal diatas adalah penggunaan pasar dalam dunia perniagaan. Adapun dalam administrasi Negara, yang menjadi pasar adalah masyarakat (publik) secara keseluruhan, sedangkan yang menjadi produknya adalah berupa pelayanan dan jasa (service). Apabila rakyat atau masyarakat telah merasakan pelayanan yang sebaik-baiknya dari pemerintahnya maka rakyat akan pula memberikan kerjasama dengan sebaik-baiknya atau dengan perkataan lain mendukungnya sehingga pemerintahan dapat berjalan dengan stabil.

Ø  Bidang-bidang manajemen

Penerapan manajemen disesuaikan dengan bidang kerja yang ada dalam organisasi atau badan usaha. Bidang-bidang tersebut di antaranya manajemen produksi, keuangan, pemasaran, personalia, dan administrasi.

a. Manajemen Produksi (Production Management)

• Manajemen produksi adalah kegiatan untuk mengatur dan mengoordinasikan penggunaan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien dalam rangka menciptakan serta menambah kegunaan suatu barang dan jasa. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam manajemen produksi, yaitu sebagai berikut.

1. Seleksi dan desain produk berhubungan dengan upaya untuk mengembangkan produk melalui penelitian terus-menerus.
2. Manajemen persediaan berhubungan dengan penetapan jumlah produk agar setiap permintaan konsumen dapat terlayani.
3. Pengendalian mutu, berhubungan dengan penetapan kualitas produk untuk memuaskan konsumen.

b. Manajemen Keuangan (Financial Management)

• Manajemen keuangan berhubungan dengan tanggung jawab pengum pulan, penggunaan, maupun pengelolaan dana perusahaan/organisasi secara efisien. Beberapa aspek yang termasuk kegiatan dalam manajemen keuangan, yaitu sebagai berikut.

1. Merencanakan keuangan perusahaan pada periode tertentu. Hal ini berhubungan dengan upaya memperoleh dana dan memilih sumber dana yang dibutuhkan.
2. Mengawasi, mengatur, dan mengendalikan posisi keuangan perusahaan melalui laporan  keuangan yang sistematis.
3. Mengatur pelaksanaan kredit.

 c. Manajemen Pemasaran (Marketing Management)

• Manajemen pemasaran merupakan proses perencanaan dan pelaksanaan penetapan konsep produk, penetapan harga, promosi, dan pendistribusian gagasan,barang, atau jasa yang memungkinkan terjadinya pertukaran untuk memenuhi tujuan individu dan organisasi. Konsep pemasaran harus dibedakan dengan penjualan.

• Menurut konsep pemasaran pencapaian sasaran organisasi bergantung pada penentuan kebutuhan dan keinginan pasar sasaran dan penyapaian kepuasan yang diinginkan lebih efektif dan efisien daripada pesaing. Adapun menurut konsep penjualan konsumen tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup, kecuali organisasi mengadakan usaha penjualan dan promosi bersekala besar. Pemasaran merupakan orientasi manajemen yang beranggapan bahwa tugas utama pe rusahaan adalah memaksimalkan kepuasan konsumen (consumer satisfaction). Adapun penjualan hanya me rupakan bagian dari kegiatan pe masaran yang lebih berorientasi kepada peningkatan volume pen jualan yang maksimal. Dalam manajemen pemasaran, terdapat empat hal pokok yang akan men jamin ke berhasilan perusahaan dalam memasarkan produknya. Keempat hal pokok tersebut disebut bauran pemasaran (marketing mix), yaitu produk, harga, tempat, dan promosi.

d. Manajemen Sumber Daya Manusia/Personalia (Human Resources Management)

• Manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan merencanakan, mengarahkan, dan mengoordinasikan semua pekerjaan yang menyangkut pegawai, mencari pegawai, berlatih atau mengorganisasi dan melayani mereka. Tujuan utama manajemen sumber daya manusia, yaitu untuk meningkatkan kontribusi karyawan terhadap organisasi dalam rangka mencapai produktivitas organisasi yang bersangkutan.

      Fungsi yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia, di antaranya:

1. memilih tenaga kerja sesuai dengan jabatan;
2. melakukan pelatihan terhadap tenaga kerja yang sudah dipilih dengan baik;
3. menciptakan kondisi kerja yang menunjang moral pekerja dan produktivitas tinggi;
4. memberikan balas jasa yang seimbang dengan tugas;
5. menyusun job description, yaitu rumusan tertulis yang didasarkan pada analisis jabatan tertentu.         Job description mencakup nama pekerjaan; tempat bekerja dan hubungan dengan pekerja lain; peralatan atau mesin yang digunakan; deskripsi syarat fisik dan mental yang harus dipenuhi pekerja; kondisi kerja; serta kewajiban dan tanggung jawab pekerja/karyawan.

Seleksi atau pemilihan tenaga kerja dapat dilakukan melalui berbagai cara, di antaranya sebagai berikut.

1. Memanfaatkan sumber internal yaitu mencari karyawan untuk mengisi lowongan dari     karyawan yang sudah ada.
2. Menggunakan jasa karyawan lama. Biasanya cara ini dilakukan untuk mencari tenaga kerja tingkat bawah. Misalnya, meminta karyawan lama untuk mencari teman-temannya yang mau ditempatkan dalam posisi tersebut.
3. Melalui sekolah atau lembaga pendidikan.
4. Mencari langsung ke daerah tenaga kerja, misalnya perusahaan perkebunan akan mencari pekerja langsung ke daerah perkebunan dengan terlebih dahulu memberi pengarahan dan izin dari kepala daerah setempat.
5. Melalui iklan, baik di media cetak maupun di media elektronik.

 Karyawan yang dimiliki perusahaan harus dilatih dan di tingkatkan keterampilannya dengan tujuan:

1)  pekerjaan dapat dilakukan lebih baik, lebih tepat, dan lebih efisien;

2) mengurangi terjadinya kecelakaan kerja;

3) tanggung jawab dan disiplin semakin meningkat;

4) profesionalisasi dalam jabatan semakin mantap.

Selain pelatihan, karyawan juga harus diberi motivasi untuk meningkatkan semangat kerjanya. Cara yang dilakukan untuk memotivasi, di antaranya:

     1) memberikan imbalan yang memadai;

     2) memberikan santapan rohani secara periodik atau rutin;

     3)  menciptakan suasana informal, suasana santai, rekreasi, dan malam bersama keluarga;

     4)  memberikan perhatian secara individual kepada karyawan;

     5)  menggunakan "manajemen tepuk", yaitu dilakukan dengan mendekati dan menepuk bahu                    karyawan serta menghargai mereka sebagai sahabat;

     6)   memberikan kesempatan untuk maju dan merencanakan masa depannya;

     7) meningkatkan loyalitas karyawan;

     8)  meminta pendapat dan saran-saran karyawan dalam hal-hal tertentu.

e. Manajemen Akuntansi (Accounting Management)

Kegiatan manajemen akuntansi adalah mengumpulkan, mencatat, menganalisis, dan melaporkan keuangan perusahaan sebagai bahan pengambilan keputusan. Tahapan dalam manajemen administrasi/akuntansi adalah sebagai berikut.

     1)  Pengumpulan data. Data yang dikumpulkan dapat berbentuk data harian, mingguan, dan bulanan yang diperoleh dari setiap bagian perusahaan.

     2)  Pencatatan data. Data yang telah dikumpulkan dicatat secara sistematis, berurutan, dan terperinci.

   3)  Pengelompokan data. Setelah dicatat, data dikelompokkan menurut golongan, rekening, atau penggolongan yang lain menurut kebutuhan.

  4) Pelaporan. Dilakukan secara periodik agar terdapat kesinambungan dan manajemen dapat membandingkan laporan untuk mengetahui kemajuan atau kemunduran perusahaan.

    5)  Penafsiran data. Data yang telah ditafsirkan kemudian dibandingkan dengan kondisi perusahaan periode sebelumnya atau kondisi perusahaan lain.